Implementering af LMS

Du overvejer at implementere et Learning Management System (LMS) i din virksomhed. Et LMS gør det muligt for dig at udvikle nye strategier for dine medarbejderes læring og udvikling. Din implementering af dit LMS vil foregå smertefrit, hvis du sætter dig godt ind i, hvad et LMS er i stand til. Coleco klæder dig på tips og tricks til en succesfuld implementering af jeres LMS!

Forberedelse

Implementering af dit LMS kræver, at du gør dig en del overvejelser. Inden du implementerer noget som helst, skal du først og fremmest finde ud af, om din virksomhed har et egentligt behov for et LMS. I den henseende skal du orientere dig i forhold til jeres overordnede strategi, og bl.a. fastslå din virksomheds ambitioner og mulighederne for opskalering. Det er også vigtigt at vide, hvem i din virksomhed som skal bruge LMS’et, og hvad du vil have ud af systemet. Hvis der er behov for et LMS, skal du dernæst undersøge markedet for at finde ud af, hvilket LMS I skal anvende.

Rollefordeling

Hvis det er første gang, at I implementerer et LMS i jeres virksomhed, så kan det være svært at finde ud af, hvilke roller, der skal være på holdet, der skal søsætte systemet.

Som udgangspunkt skal der være en kerne af medarbejdere, som står for implementeringen af dit LMS. Disse roller kan i visse tilfælde også udfyldes af en enkelt person, som skal være bevidst om, hvilke roller han eller hun skal udfylde.

Rollefordelingen på dit team bør som minimum indeholde følgende:

1. En projektleder:
   Projektlederen skal organisere holdmedlemmerne, såvel som processerne for implementeringen af LMS’et. Oveni dette, så skal projektlederen også skabe arbejdsopgaverne for holdet, sørge for gode arbejdsforhold og sikre, at implementeringen kører smertefrit.
2. En læringsspecialist:
   Læringsspecialistens funktion er at sørge for, at dit LMS har det bedste indhold og et brugervenligt design. Han eller hun skal sikre, at virksomhedens LMS har de nødvendige funktioner for medarbejderne, og med tiden sørge for, at nyt, relevant indhold tilføjes, mens ældre, outdated indhold bliver udfaset.
3. En it-ekspert:
   Implementeringen af ny teknologi i din virksomhed kræver en it-kyndig specialist. Sørg altid for at få it-eksperten ombord så tidligt som muligt for at undgå dumme, tekniske fejl. Hvis du driver en virksomhed, som ikke har en it-afdeling, er det muligt at fordele den rolle på tværs blandt medarbejderne på læringsholdet, eller hyrer en ekstern konsulent til opgaven.

Det udvidede team består derudover af roller såsom tekstforfattere eller filmhold, som producerer læringsindhold til LMS’et, samt administratorer til systemets databaser, som er ansvarlige for den daglige drift, dataanalyse og -opsamling.

Mål og tidsplaner

Når dit team er sammensat, skal du sætte klare mål for dit LMS, samt en tidslinje for, hvornår målene skal indfries. Målene vil ændre sig i takt med at implementeringen finder sted, og I får ny viden om LMS’et. Men, jo tidligere du sætter dine mål og planlægger din tidslinje, jo mere tydelige vil systemets betydning fremstå for dine medarbejdere. Dermed behøver du ikke at bruge tid på at legitimere vigtigheden af LMS’et midt i eller implementeringsprocessen.

Dine mål og din tidslinje skal udformes ud fra det såkaldte SMART-koncept. SMART er en forkortelse, der står for:

• Specific – dine mål skal være så specifikke som muligt
• Measurable – målene skal kunne registreres og analyseres
• Achievable/Attainable – målene skal ikke være uopnåelige; sæt et mål, som du kan indfri
• Realistic/Relevant – målene skal være relevante og have en effekt for din virksomheds forretning
• Timeframe – sæt en klar tidsramme for, hvornår målene skal indfries

Du skal altid have målene og tidslinjen med dig i baghovedet, imens I implementerer jeres LMS. Sørg hele tiden for at genbesøge og tjekke op på, om I lever op til målene og tidsplanen. Hvis det bliver nødvendigt at revidere målene, er det helt fint!

Få topchefernes godkendelse af dit LMS

Det bliver mere og mere udbredt at bruge et LMS til at strømline, organisere og følge medarbejdernes udvikling. Men, et LMS kræver tid, penge og ressourcer at implementere i enhver virksomhed. Et LMS tilbyder mange langsigtede fordele for en virksomhed; det er dog den dyre implementering på den korte bane, som afskrækker topchefer fra at investere i dem.

Du vil ofte støde på en række indvendinger fra dine topchefer imod dit LMS. Det er dog muligt at forberede dig på disse indvendinger. Brug noget ekstra tid på møder, hvor du slår fast over for stakeholderne i din virsksomhed, hvordan et LMS vil hjælpe jer med at indfri jeres overordnede strategi og målstæninger. Træn dig selv i at besvare spørgsmålet: “Hvordan understøtter LMS’et vores virksomheds vækstplaner?”

Her er tre af de typiske indvendinger, du kan forvente at støde på fra topledelsen:

Indvending 1: “Virksomhedens nuværende træning har fungeret fint i årevis – uden et LMS”

Teknisk set er der ikke behov for et LMS, hvis virksomhedens overordnede mål udelukkende er overlevelse. Men, et LMS er en langsigtet investering og en nødvending tilpasning til vores digitaliserede hverdags- og arbejdsliv. Hvis din virksomhed skal blive konkurrencedygtig i det lange løb, er en digitalisering af udviklings- og læringsprocesser en nødvendighed for medarbejderne i din virksomhed. Medarbejderne er i sidste ende virksomhedens mest værdifulde ressource, og effektiv læring kan gøre en afgørende forskel på markedet.

Indvending 2: “Prisen er alt for høj!”

Et LMS er, som førnævnt, en langsigtet investering. Et LMS er derfor, i det lange løb, ikke nær så dyrt eller tidskrævende som klassiske læringsmetoder kan blive. Når du pitcher dit LMS, skal du derfor fokusere på de omkostninger, der vil blive reduceret: Leje af konferencelokaler, overnatning på hotel, transporttid til og fra kursuscenter, forplejning, tabt arbejdstid og lignende. I forhold til det regnskab er et LMS en lille udgift.

Indvending 3: “Vi kigger på det senere”

I tilfælde af, at dine topchefer forsøger at vifte dig af med kommentaren om “vi kigger på det senere”, skal du minde dem om, at medarbejderne er virksomhedens vigtigste ressource. Hvis ikke de holder sig videns- og færdighedsmæssigt opdateret, vil I på sigt blive udkonkurreret. Fokuser derfor på den umiddelbare nødvendighed af et LMS, og tal gerne om det øgede engagement, som medarbejderne opnår via systemet. Jo mere smertefrit din virksomheds udvikling kan forløbe gennem dit LMS, jo mere tilbøjelige vil dine topchefer blive til at støtte dit forslag. Sørg derudover også for at vise, hvordan medarbejdernes øgede præstationer, via dit LMS, på sigt vil skabe et bedre økonomisk afkast for virksomheden.

Vil du gerne vide mere om brugen af LMS? Så foreslår vi, at du læser vores opslag om LMS og virksomhedskultur. For yderligere spørgsmål, kan du kontakte os på contact@coleco.dk.